Księgowy użytkujący kasę fiskalną w swojej działalności, podobnie jak doradca podatkowy i każdy inny podatnik, ma różne obowiązki określone w przepisach. Jednym z nich jest drukowanie raportów dobowych oraz miesięcznych (okresowych) zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 kwietnia 2013 roku w sprawie kas rejestrujących. Kasa fiskalna w biurze księgowym musi pracować zgodnie z przepisami tego aktu prawnego.
Definicję raportu fiskalnego znajdujemy w § 2 pkt 19 rozporządzenia:
Raporty dobowe z kasy fiskalnej w biurze księgowym
Po zakończeniu sprzedaży na dany dzień należy wydrukować raport dobowy. Czynność ta nie jest trudna, a w większości kas fiskalnych wymaga jedynie wprowadzenia jednego skrótu klawiszowego. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, raport dobowy należy wydrukować po zakończeniu sprzedaży na dany dzień, jednak nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Oznacza to, że jeśli księgowy np. zapomni wydrukować raport dobowy po zakończeniu pracy, może to zrobić kolejnego dnia rano, zanim zacznie wystawiać paragony na ten kolejny dzień.
A co w przypadku, gdy w ciągu całego dnia księgowy nie wystawił żadnego paragonu fiskalnego? Czy wtedy również konieczne jest wydrukowanie raportu dobowego? Wielu podatników zadaje sobie to pytanie. Odpowiedź znajdziemy w samej definicji raportu fiskalnego. Wskazuje ona, iż raport dobowy jest dokumentem fiskalnym zawierającym dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę. Jeśli nie było sprzedaży, nie było też obrotu, nie ma więc czego sumować w takim raporcie. „Zerowy” raport dobowy nie miałby żadnej wartości z księgowego punktu widzenia, stąd brak konieczności wydruku takiego raportu, jeśli w ciągu całego dnia nie ma żadnej sprzedaży.
Raporty okresowe z kasy fiskalnej w biurze księgowym
Po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego należy wydrukować raport okresowy (miesięczny). To bardzo ważny obowiązek księgowego czy doradcy podatkowego stosującego kasę fiskalną w swojej działalności. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia, raport okresowy należy sporządzić po zakończeniu sprzedaż na dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu. Raporty miesięczne najlepiej drukować na początku każdego kolejnego okresu rozliczeniowego.
Podobnie jak w przypadku raportów dobowych, nie ma obowiązku drukowania raportów miesięcznych, jeśli w danym miesiącu kasa fiskalna w biurze księgowym nie zarejestrowała żadnej sprzedaży. W tej branży akurat takie sytuacje mogą się zdarzać dosyć często, szczególnie gdy dane biuro rachunkowe lub biuro doradcy podatkowego jest nastawione przede wszystkim na świadczenie usług dla firm.
Kasa fiskalna w biurze księgowym – jak drukuje raporty
Jak już wspomnieliśmy, sporządzenie raportu fiskalnego nie jest niczym skomplikowanym. W większości modeli kas fiskalnych wystarczy użyć jednego klawisza, a urządzenie samo sporządza i drukuje odpowiedni dokument. Raport fiskalny, szczególnie raport miesięczny, jest bardzo ważnym dokumentem księgowym, na podstawie którego określa się kwotę podatku należnego do zapłaty. Dokumenty te, podobnie jak kopie paragonów fiskalnych, należy przechowywać w odpowiednich warunkach, tak aby nie wyblakły i nie uległy zniszczeniu.