Komunikacja online z centralnym repozytorium Ministerstwa Finansów, emitowanie e-paragonów, współpraca z terminalem płatniczym, archiwizacja dokumentów wyłącznie w formie cyfrowej – tak mają funkcjonować kasy fiskalne online od 2018 r. Sprawdź, co nowe przepisy oznaczają dla biur rachunkowych.
Ustawodawca od dłuższego czasu zapowiadał zmiany, jakie dla polskiego systemu kasowego ma przynieść nowe rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Ten nowy akt prawny ma zastąpić rozporządzenie z 27 sierpnia 2013 r. w tej sprawie (Dz. U. z 2013 r. poz. 1076).
Zmiany przygotowane przez rząd mają na celu przede wszystkim zmniejszenie szarej strefy, a co za tym idzie zwiększenie wpływów z VAT do budżetu państwa. Ponadto dzięki kasom fiskalnym spełniającym nowe standardy poprawić się mają warunki prowadzenia działalności przez uczciwych przedsiębiorców. Zyskają także konsumenci.
Nowe przepisy wpłyną na sposób prowadzenia sprzedaży przez wszystkich użytkowników kas fiskalnych, a także przez biura rachunkowe, które takie podmioty obsługują. Warto więc wcześniej przygotować się na nowe zasady funkcjonowania systemu kasowego w Polsce.
Kasa online w komunikacji z fiskusem
Jedną z najważniejszych, a przy tym najbardziej kontrowersyjnych zmian jest wprowadzenie wymogu komunikacji kasy fiskalnej z centralnym repozytorium Ministerstwa Finansów. Pakiety danych, na które składać się będą paragony fiskalne, paragony fiskalne anulowane oraz raporty fiskalne, będą przesyłane do repozytorium w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego. Zadaniem systemu informatycznego MF będzie odbieranie, przetwarzanie i analizowanie tych danych w celu wykrycia poważnych nieprawidłowości, ale także konfiguracji urządzenia i bieżącej kontroli.
Wielu przedsiębiorców korzystających z usług biur rachunkowych obawia się tej komunikacji online kasy z fiskusem ze względu na możliwość wykrycia nawet najdrobniejszych pomyłek. W istocie jednak zmiana ta dla uczciwych podatników okaże się korzystna, chociażby ze względu na automatyczną weryfikację poprawności zaprogramowanych stawek VAT. Pojawią się także uproszczenia na etapie fiskalizacji kasy – urządzenie ma przesyłać do repozytorium dane o właścicielu urządzenia, a w odpowiedzi zwrotnej otrzymywać numer ewidencyjny.
W nowym stanie prawnym każda kasa fiskalna online będzie wyposażona w interfejs komunikacyjny do połączenia z repozytorium. Urządzenie będzie musiało mieć zapewniony dostęp do sieci za pomocą standardowego łącza bądź poprzez modem GPRS i usługę udostępnianą przez mobilnego dostawcę internetu.
Kasy online emitują e-paragony
O paragonach elektronicznych głośno było już od wielu miesięcy. Niestety nierzetelne informacje przekazywane przez niektóre media wprowadziły wielu przedsiębiorców w błąd. Wprowadzenie e-paragonu nie oznacza likwidacji tradycyjnych wydruków papierowych. Urządzenia będą emitować dokumenty w dwóch formach: elektronicznej oraz papierowej. To nabywca zdecyduje, jaki paragon chce otrzymać.
W 2018 r. zaczną funkcjonować tzw. kody nabywcy – będą to indywidualne numery nadawane konsumentom, do których przyporządkowany będzie adres poczty elektronicznej danej osoby. Po podaniu kodu, kasa fiskalna automatycznie wyśle e-paragon na adres e-mail nabywcy.
E-paragony będą rozwiązaniem wyjątkowo praktycznym m.in. dla branży e-commerce. Korzyści odniosą też konsumenci, szczególnie w przypadku zakupu towarów z długą gwarancją – elektroniczne paragony, w przeciwieństwie do tradycyjnych, z pewnością nie wyblakną i nie wypadną z portfela.
Kopia paragonu wyłącznie elektroniczna
Ustawodawca zdecydował się całkowicie wycofać z obiegu kasy i drukarki fiskalne z dwiema rolkami papieru kasowego. Kasy fiskalne online od 2018 r. będą zapisywać kopie dokumentów fiskalnych wyłącznie w formie cyfrowej. Nowe rozporządzenie wprowadza definicję pamięci chronionej, która ma być sparowana z pamięcią fiskalną i pełnić wobec niej funkcje pomocnicze:
Dla użytkowników kas fiskalnych archiwizowanie kopii dokumentów w formie elektronicznej to spora oszczędność i duże ułatwienie. Wprowadzenie wymogu cyfrowej archiwizacji położy kres problemom z magazynowaniem kopii paragonów w odpowiednim miejscu przez 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku z danej sprzedaży.
Współpraca z terminalem płatniczym
Jednym z nowych wymogów, jakie będą musiały spełniać kasy fiskalne online, jest wyposażenie w interfejs komunikacyjny do terminala płatniczego. Nowe urządzenia będą musiały zapewniać zgodność z opracowanym przez FROB (Fundację Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego) standardem terminali płatniczych.
Rozwiązanie to ma zwiększyć akceptację płatności elektronicznych i zapewnić konsumentom możliwość zapłaty kartą i otrzymania e-paragonu w jednym miejscu. Ponadto powiązanie transakcji bezgotówkowych ze sprzedażą rejestrowaną na kasach online ma ukrócić proceder ukrywania realnej kwoty przychodu przez nieuczciwych przedsiębiorców.
Kasy fiskalne online a praca księgowego
Biura rachunkowe z pewnością powinny zapewnić swoim klientom wsparcie w procesie wdrażania kas fiskalnych działających online. Należy przy tym podkreślić, iż wejście w życie nowych przepisów najprawdopodobniej nie spowoduje konieczności natychmiastowej wymiany posiadanego urządzenia – jak zapowiedział ustawodawca, kasy fiskalne mają być wymieniane stopniowo, wraz z wygaśnięciem homologacji. Rząd nie wyklucza jednak wdrożenia działań mających zachęcić podatników do wymiany kas na online, m.in. wprowadzenia dodatkowej ulgi do 700 zł na nowe urządzenie.