Wybór odpowiedniej kasy fiskalnej do biura rachunkowego to jeden z najważniejszych kroków w procesie instalacji tego urządzenia w działalności. Właściwie jest to pierwszy krok, który trzeba starannie przemyśleć. Kasy dla księgowych i biur doradców podatkowych różnią się od siebie – są dostosowane do różnych potrzeb. Dlatego zanim zdecydujemy się na zakup konkretnego urządzenia, przeanalizujmy potrzeby swojego biura pod kątem jego specyfiki.
Takiej analizy najłatwiej dokonać przy pomocy kilku prostych pytań. Odpowiedź na nie da nam jasność co do tego, jakie urządzenie fiskalne najlepiej sprawdzi się w naszym biurze rachunkowym lub biurze doradztwa podatkowego.
Kasa czy drukarka fiskalna dla księgowego?
Zasadniczo drukarki fiskalne i kasy dla księgowych spełniają ten sam cel: Ewidencjonują obrót i kwotę podatku ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Różnica między nimi polega na sposobie, w jaki pracują. Drukarka fiskalna działa za pośrednictwem aplikacji komputerowej. Księgowy czy doradca podatkowy nie pracuje bezpośrednio na drukarce, lecz wystawia paragon fiskalny za pomocą programu – drukarka jedynie drukuje dokument. W biurach rachunkowych i biurach doradców podatkowych, gdzie takie oprogramowanie znajduje zastosowanie, najpraktyczniejszym rozwiązaniem okaże się właśnie drukarka fiskalna. Wszystkie dane o sprzedaży, klientach, obrocie itd. mamy w jednym miejscu i możemy z nich w każdej chwili korzystać. Dzięki temu oszczędza się czas i skraca wiele procesów.
Jednak nie w każdym biurze księgowy czy doradca podatkowy wykorzystuje takie oprogramowanie. Czasem specyfika jego pracy wymaga częstego przemieszczania się z urządzeniem fiskalnym. W takich przypadkach do prowadzenia ewidencji sprzedaży wystarczy prosta kasa fiskalna. Kasy dla księgowych określane jako mobilne znakomicie nadają się dla tych specjalistów, którzy wystawiają paragony w różnych miejscach: W biurze, u klienta, na spotkaniach itd.
Kasy fiskalne zasadniczo są tańsze od drukarek fiskalnych. Podczas gdy za najtańszą, wysokiej jakości kasę dla księgowych zapłacimy około 1.300 zł, za drukarkę będziemy musieli zapłacić około 2.060 zł.
Ile chcę wydać na kasę fiskalną?
W pierwszym odruchu wielu podatników myśli o zakupie najtańszej kasy fiskalnej, jaką tylko znajdą na rynku. Rzeczywiście w wielu salonach sprzedaży można znaleźć urządzenia w cenach od 600 zł. Biorąc pod uwagę, że każdy podatnik rozpoczynający pracę z kasą ma prawo do ulgi w wysokości 90% (max. 700 zł) kosztów zakupu (po spełnieniu warunków określonych w przepisach), wydatek okazuje się wręcz nieodczuwalny.
Jednak czy zakup najtańszej kasy fiskalne dla księgowego jest dobrym pomysłem? Niestety o niepraktyczności tej decyzji wielu użytkowników kas przekonuje się już po fakcie. Najtańsze kasy fiskalne są skomplikowane i nieintuicyjne w obsłudze, często awaryjne i niskiej jakości. Ponadto żadna kasa w cenie do 1000 zł nie posiada modułu elektronicznej kopii paragonu. W rezultacie wielu podatników wymienia swoje kasy fiskalne po kilku miesiącach użytkowania, a niestety w takim przypadku nie przysługuje już ulga z urzędu skarbowego.
Najlepiej dokonać przemyślanego wyboru od razu. Wysokiej jakości, solidne i proste w obsłudze kasy fiskalne z elektroniczną kopią paragonu kupimy już za niecałe 1.300 zł. Po odliczeniu ulgi wydatek zmniejsza się do około 600 zł. Dzięki temu mamy naprawdę dobrą kasę fiskalną dla księgowego w atrakcyjnej cenie.
Księgowy czy doradca podatkowy nie potrzebuje zaawansowanej technologicznie, wielofunkcyjnej kasy fiskalnej za kilka tysięcy złotych, takiej jakie stosuje się w marketach czy dużych punktach usługowych. Proste urządzenie zazwyczaj najlepiej się sprawdza i w pełni zaspokaja potrzeby takiej działalności.
Kasy dla księgowych: Mobilne czy stacjonarne?
Wszystko zależy od tego, czy księgowych lub doradca podatkowy podróżuje ze swoją kasą fiskalną, czy użytkuje ją wyłącznie w biurze. Jeśli pracuje mobilnie, będzie potrzebował mobilnej kasy. Producenci tych urządzeń dają księgowym duży wybór: Kasy Posnet, Elzab czy Novitus występują w wersjach mobilnych, z wytrzymałym akumulatorem, o małych gabarytach i niskiej wadze. Taką kasę księgowy może nosić w teczce, a w przypadku niektórych modeli nawet w kieszeni! Solidny akumulator pozwala na całodzienną pracę kasy bez konieczności poszukiwania źródła zasilania. Takie maleńkie kasy fiskalne nie ustępują jakością funkcjonalnym kasom stacjonarnym. Przeciwnie, często górują nad nimi np. wytrzymałością obudowy i odpornością na szkodliwe czynniki zewnętrzne.
Jeśli jednak kasa będzie pracować wyłącznie w biurze, z powodzeniem można wybrać urządzenie stacjonarne. Takie kasy zwykle mają nieco wyższe parametry techniczne od kas mobilnych, np. posiadają większe bazy towarowe i nieco więcej funkcji. Wyglądem urządzenia te bardziej przypominają „tradycyjne” kasy stosowane w sklepach.
Aby ustalić, czy najlepsza dla księgowego lub doradcy podatkowego okaże się kasa fiskalna mobilna czy stacjonarna, skonsultujmy się z serwisantem pracującym w salonie sprzedaży tego typu urządzeń.
Tradycyjna czy elektroniczna kopia paragonu?
Pierwsze kasy fiskalne zapisywały kopie paragonów na drugiej rolce papieru kasowego, umieszczonej wewnątrz urządzenia. Kopie te należy przechowywać w odpowiednich warunkach, tak aby nie uległy zniszczeniu i nie wyblakły, ponieważ są to ważne dokumenty księgowe. Do końca 2012 roku obowiązywał okres przejściowy, w którym podatnicy mogli przechowywać kopie paragonów fiskalnych przez 2 lata od zakończenia roku obrotowego, w którym upłynął termin płatności podatku z danej sprzedaży. Jednak w roku 2013 powróciła ogólna zasada, zgodnie z którą dokumenty te należy przechowywać aż przez 5 lat. Ministerstwo Finansów wyjaśniało, iż okres przejściowy został wprowadzony w celu umożliwienia podatnikom zakupienia kas i drukarek fiskalnych z modułem elektronicznej kopii paragonu. Jak można było się domyślić, większość podatników tego nie zrobiło. Obecnie mają z tego tytułu spory kłopot: Trwałość papieru termicznego sami producenci określają na około 2 lata. Po tym okresie nadruk blaknie i przestaje być czytelny. W razie kontroli skarbowej podatnik może mieć spory kłopot. Dlatego właśnie najlepiej od razu zakupić kasę fiskalną z elektroniczną kopią paragonu. Urządzenie takie zapisuje kopie w formacie cyfrowym na karcie SD/SDHC umieszczonej wewnątrz obudowy. Tak zapisane dane są bezpieczne i można je w każdej chwili odtworzyć. Użytkownik w trosce o bezpieczeństwo może wykonywać dowolną ilość kopii zapasowych. Przede wszystkim jednak takie rozwiązanie oszczędza czas i pieniądze (50% kosztów zakupu papieru kasowego), oszczędza też miejsce w biurze rachunkowym czy biurze doradcy podatkowego. Nie ma obawy, że kontrola skarbowa wykryje nieczytelne wydruki.
Obecnie wszystkie nowe urządzenia fiskalne mają już moduł elektronicznej kopii paragonu.
Polecane kasy dla księgowych i doradców podatkowych:
Polecane drukarki fiskalne dla księgowych i doradców podatkowych:
Wszystkie wymienione urządzenia zostały wyposażone w moduł elektronicznej kopi paragon.
Wizyta w salonie sprzedaży
Nawet po przeanalizowaniu wszystkich tych pytań księgowy czy doradca podatkowy może nie mieć pewności, jakie urządzenie najlepiej sprawdzi się w jego działalności. Dlatego warto skorzystać z bezpłatnej porady specjalisty w salonie sprzedaży kas fiskalnych. Taki sprzedawca jest też serwisantem kas, który najlepiej zna ich cechy, parametry techniczne, mocne i słabe strony. Specjalista najlepiej wie, jakie kasy dla księgowych i doradców podatkowych okazują się najlepsze w praktyce.