Każdy użytkownik kasy fiskalnej musi przestrzegać przepisów określony w ustawie o VAT oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Jednym z takich obowiązków jest prawidłowe określenie nazw towarów i usług drukowanych na paragonie fiskalnym. Od 1 kwietnia 2013 roku sposób konstruowania tych nazw jest ściśle określony w przepisach. Jak w takim razie ustalić nazwę towaru lub usługi, aby była prawidłowa?
O tym, jakie powinny być nazwy towarów i usług zaprogramowanie w pamięci kasy fiskalnej, czytamy w § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia:
8. 1. Paragon fiskalny zawiera co najmniej:
(…)
6) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
W praktyce określenie „pozwalająca na jednoznaczną ich identyfikację” wzbudzało wiele kontrowersji wśród podatników. Ministerstwo Finansów publikowało kilka różnych wyjaśnień w tej kwestii. Ostateczna wersja okazała się być sporo mniej restrykcyjna od pierwotnej. Jest jednak na tyle jasna, że księgowy czy doradca podatkowy wprowadzający urządzenie fiskalne w swojej działalności może dokładnie określić zasady konstruowania nazw towarów i usług.
Nazwa towaru lub usługi – jaka być nie może
Zacznijmy od tego, jakich nazw towarów i usług księgowy czy doradca podatkowy nie może stosować. Są to nazwy grup towarowych. Czyli np. niedopuszczalne byłoby zaprogramowanie nazwy: „Usługa księgowa”, „Księgowość” itp. Zamiast tego należy zastosować nazwy konkretne, np. „Sporządzenie PIT-37”, „Wypełn. Załącznika PIT-O” itp. Ustawodawca dopuszcza zaprogramowanie pod jedną nazwą dwóch lub więcej usług różniących się ceną.
Nazwa towaru lub usługi nie może być niezgodna z tym, co klient kupił. Jeśli więc skorzystał z usługi sporządzenia PIT-28, nie może mieć na paragonie fiskalnym nazwy „Sporządzenie PIT-37”.
Do jednej nazwy nie mogą być przyporządkowane dwie usługi lub dwa towary, jeżeli różnią się one stawką podatkową.
Jak ustalić nazwę towaru lub usługi, tak aby kontrola nie miała się do czego przyczepić
Niestety w praktyce trzeba być bardzo czujnym w konstruowaniu nazw towarów i usług, ponieważ pracownik kontroli skarbowej może chcieć dopatrzyć się różnych nieprawidłowości.
Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, prawidłowo zaprogramowana nazwa towaru lub usługi musi spełniać trzy funkcje:
- Informacyjną – czyli umożliwiać konsumentowi kontrolę zakupów
- Ochronną – czyli dawać konsumentowi prawo do ewentualnego zwrotu bądź złożenia reklamacji
- Kontrolną – czyli umożliwiać organowi podatkowemu weryfikację poprawności rozliczenia podatku
Klient będący osobą prywatną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub rolnikiem ryczałtowym po otrzymaniu paragonu fiskalnego od księgowego czy doradcy podatkowego nie może mieć wątpliwości, za jaką usługę zapłacił. W przypadku konieczności dokonania zwrotu lub złożenia reklamacji zarówno konsument, jak i sprzedawca muszą mieć pewność, jaka usługa jest reklamowana lub jaki towar zwracany. Możliwości takiej nie dają nazwy grup towarowych ani nazwy zbyt ogólne.
- Mają duże bazy towarowe
- Mają dużą liczbę znaków do zaprogramowania w samej nazwie
To znacznie ułatwi pracę księgowemu czy dorady podatkowemu, który będzie konstruował nazwy.