Ostatnie miesiące zmieniły sposób funkcjonowania setek firm w Polsce. Praca z domu, ograniczony personel, mniej bezpośrednich kontaktów biznesowych oraz tzw. księgowość online. Zarówno biura rachunkowe, jak i przedsiębiorstwa maksymalnie wykorzystywały możliwości współpracy na odległość. Można się spodziewać, że wiele rozwiązań wypraktykowanych w tych szczególnych okolicznościach stanie się nową normalnością w księgowości.
Księgowość online nie od dziś
Trzeba przyznać, że zdalna współpraca z księgowością to nie jest wymysł ostatnich tygodni. Wielu przedsiębiorców z przyjemnością zrezygnowało z podróży do biura rachunkowego na rzecz przekazywania dokumentów online. Wysyłają faktury, umowy czy potwierdzenia zapłaty na pocztę e-mail. Jednak prawdziwa księgowość online to coś więcej niż przesyłanie dokumentów przez Internet.
Portal Biura, czyli prawdziwa e-księgowość
Portal Biura to aplikacja, która pozwala szybko, prosto i bezpiecznie przesłać dokumenty do swojego biura rachunkowego. Co miesiąc przedsiębiorca otrzymuje przypomnienie o zbliżającym się terminie złożenia dokumentów. Program działa banalnie prosto – użytkownik loguje się do systemu i przesyła wszystkie faktury w formie plików PDF lub zdjęć. Oznacza to, że nie ma potrzeby skanowania dokumentów papierowych. Zdjęcie robione smartfonem jest wystarczające, żeby dodać je w Portalu i przesłać do księgowości. Ale Portal Biura działa też w drugą stronę. Poza informacją o terminie składania dokumentów, przedsiębiorca widzi, na jakim etapie przetwarzania są jego dokumenty. Ma więc stałą kontrolę nad tym, co się dzieje z jego rozliczeniami.
SaldeoSmart pomoże zautomatyzować księgowość
Innym rozwiązaniem, które wpiera księgowość online jest program saldeoSmart. To narzędzie do odczytywania dokumentów. Pozwala na zautomatyzowanie niezwykle żmudnej i czasochłonnej czynności – mianowicie ręcznego wprowadzania danych z dokumentów. Jak działa saldeoSmart? Otóż saldeoSMART analizuje skany oraz elektroniczne formy dokumentów. Program wykorzystuje mechanizmy OCR (Optical Charakter Recognition). Dzięki temu mechanizmowi program odczytuje dane zawarte nie tylko w dokumencie elektronicznym, np. fakturze czy wyciągu, ale też w jego obrazie. Jak wygląda praca z programem?
Użytkownik przekazuje dokumenty do rozpoznania. Może się to odbywać bezpośrednio ze skanera, z wiadomości mailowej lub po prostu przez dodanie pliku w aplikacji. Dane odczytywane są przez saldeoSmart automatycznie.
Kolejny etap to weryfikacja i zatwierdzenie uzyskanych wyników. Może im towarzyszyć wykonanie przez użytkownika wstępnej dekretacji – przydzielenie dokumentu do rejestru, nadanie mu kategorii lub opisu zdarzenia.
W końcu ostatnim etapem jest import dokumentu do wybranego programu księgowego np. Rewizora nexo lub Rewizora GT, Rachmistrza nexo lub Rachmistrza GT.
Księgowość online – kto i co zyska na automatyzacji?
Księgowość online to oczywiste korzyści zarówno dla firm, jak i dla biur rachunkowych. Oszczędność czasu to najistotniejszy plus tego rozwiązania. A co się z tym wiąże – również oszczędność pieniędzy. Z saldeoSmart ten sam pracownik jest w stanie przetworzyć dużo więcej dokumentów. Tak samo jest w przypadku bardziej rozbudowanych firm, gdzie dokumenty migrują między różnymi działami. Tam również saldeoSmart może mieć swoje zastosowanie i generować oszczędności. Portal Biura przyśpiesza i ułatwia kontakt z księgowością. Eliminuje też dojazdy do biura rachunkowego i daje stały dostęp do informacji o rozliczeniach firmy.